学生[2018]22号

关于整理2018届毕业生档案的通知

各学院：

我校2018届毕业生即将毕业离校，为及时妥善地做好2018届普通本科毕业生档案的整理与寄送工作，现就有关事项通知如下：

一、整理时间

2018年6月13日至20日以学院为单位到学生处档案室统一领取毕业生档案，7月3日至10日以学院为单位统一将整理好的档案交回学生处档案室。

二、整理地点 各学院自定。

三、整理要求

1、毕业生档案整理工作政策性强、工作量大、时间紧、任务重，请各学院高度重视，并指定专人负责落实。

2、毕业生档案由毕业班班主任或辅导员负责整理，不得给学生整理或查看本人档案材料，注意做好保密工作。

3、整理毕业生档案的老师要本着严肃、认真、客观、真实、保密和负责的态度与原则，全面完整地整理好毕业生档案，切勿装错或装漏档案或弄虚作假。

4、凡涉及要登记或填写档案材料的，要用黑色碳素钢笔填写，字迹要规范、工整和清楚，切勿涂改，没有相应内容的应注明“无”。

5、严禁擅自涂改、更换、销毁任何档案材料，违者将追究有关责任，对有违纪处理材料学生的档案，学院整理结束后不封口并以学院为单位统一交至学生处思想教育与管理科，待核查无误后再封口寄送。学生违纪处理发文及违纪解除发文均需放入学生个人档案内。

6、领取毕业生档案时，请学院提供一份以班为单位的毕业生名单。

四、整理材料

对于非校级形成的学生材料，原则上不装入学生档案，若确有必要装入学生档案的须提前报学生处领导审批。必须装入毕业生档案的材料有：

1、进入我校前的档案材料（主要是中学学籍材料和高考录取材料等）；

2、高校学生登记表；

3、高校学生成绩总表；

4、学生学年鉴定表；

5、学生奖惩材料（主要是校级及以上的评优评奖登记表或评审表，以及处分决定、解除决定等）；

6、学生学籍变动材料（主要是学生休学、复学、转学、转专业、受退学警告或学业警告的文件等）；

7、学生的党籍、团籍材料；

8、学生体检材料；

9、学生主副修专业或双专业材料（主修专业或双专业的学生）；

10、高校毕业生登记表；

11、学生入伍材料（曾入伍的学生）；

12、各种资格考试认证材料（有获得国家各种专业或职业资格考试认证的学生）；

13、其他有必要装入档案的材料。

五、装档及寄档登记要求

1、学生档案由各学院自行组织班主任和辅导员老师整理并装袋密封，并认真及时填写《广东海洋大学毕业生档案材料入档记录表》（附件1），入档记录表以班为单位一式二份由整理人填写完整和签名确认后，分别交由学院和学生处保存。电子版入档记录表按标准填写完成后可自动生成对应的个人档案材料清单，放入档案内。

2、整理好的学生档案严格按照上级和学校档案管理与学生就业文件的相关要求进行分类：

（1）第一类是毕业考上本校研究生、留校工作或中途休学、留级、退学、入伍的学生档案，整理好后（无需密封）连同填写《广东海洋大学非寄送档案清单》（附件2）直接移交学生处档案室。

（2）第二类是暂缓就业毕业生档案。

1）已办理暂缓就业手续的毕业生档案以个人为单位，单独装袋密封贴密封条加盖公章。将个人档案材料清单缩微后贴于档案袋正面，将条形码按要求分别粘贴在《暂缓就业协议书》（三份）和毕业生档案袋正面的长边左上角（四份材料上粘贴的条形码必须一致），按条形码后四位数由小到大的顺序排列《暂缓就业协议书》及档案，档案袋表面正中处写明姓名、学号、专业、年级等信息。

2）移交学生处档案室时将《暂缓就业协议》（一份）、档案按条形码排序（如条码中间有断号的请注明）以及学院盖章的《广东海洋大学暂缓就业学生名册》（附件3）一并交至学生处档案室。

（3）第三类是有就业报到单位的毕业生档案，档案号生成原则为各学院的前两位的英文大写字母，如信息学院：XX20181001。

2018届毕业生档案派遣将以中国邮政EMS形式寄出，以学院为单位汇总电子版《广东海洋大学学生档案 X X 学院详情单打印寄递模版》（附件4，可合并打印存根），填好后可自动生成个人档案回执单（须盖公章），将个人档案回执单放于旧档案袋表面（存根部分撕下交至学生处），连同旧档案袋一起封装在新档案袋内（不要放进旧档案袋），密封新档案袋，贴上密封条并加盖公章。同时将附件4电子版以学院为单位发至指定邮箱，邮政所将根据附件4登记信息批量制作快递单，后完成寄送工作。

3、准备出国或去港、澳、台而不参加学校派遣就业的毕业生，毕业时学校将其档案迁回生源所在地。上述情况的毕业生应主动与生源地政府人事部门所属的人才机构联系，并向学校提供由该人才机构出具的调档函，以便学校为其办理转档手续。

4、自谋职业或自主创业等不参加学校派遣就业的毕业生，毕业时可根据其本人的意愿将档案迁回生源所在地，或者寄至愿意接收该生档案的人力资源与社会保障局。

5、毕业生到用人单位报到后，因个人原因请求用人单位和人事等有关部门将档案退回学校的，学校一概不予接收。

6、结业生和肄业生档案转回生源地人力资源与社会保障局。

7、不允许任何人擅自留存毕业生档案，若有此类情况，要追纠有关责任。

 附件1、《广东海洋大学毕业生档案材料入档记录表（含合并打印档案清单）》 点击下载

附件2、《广东海洋大学非寄送档案清单》  点击下载

附件3、《广东海洋大学暂缓就业学生名册》  点击下载

附件4、《广东海洋大学学生档案 X X 学院详情单打印寄递模版（含合并打印寄送存根）》  点击下载

以上附件1-4填写完成后请将电子版以学院为单位打包发至邮箱gdoujyglk@163.com。

学 生 处    

2018年6月13日